El manual de funciones empresarial representa una de las bases de cualquier compañía u organización. Dicho recurso actúa como una especie de enciclopedia que resguarda, como su nombre lo indica, toda la información relacionada con las actividades funcionales de la empresa. Dentro de los datos provistos por esta herramienta se encuentran la misión, cultura y políticas (beneficios, vacaciones y seguridad) de una empresa.
Además, tiene las indicaciones de cómo se deben realizar las tareas, así como los recursos necesarios para llevarlas a cabo. Generalmente, el manual de funciones es un libro o conjunto de documentos impresos que contiene los procedimientos estándar de las operaciones. De esta manera, puede ser consultado por cualquier empleado que demande información sobre cómo hacer algún trabajo.
Para comprender y desarrollar manuales de funciones y procedimientos, se debe contar con conocimientos teóricos y prácticos, adquiridos mediante los estudios universitarios. Fórmate para ser el mejor en tu área laboral, inscribiéndote en la carrera de Ingeniería en Administración de Empresas mención Gerencia Empresarial. Encuentra esta y muchas más opciones académicas en la Universidad de San Sebastián.
Características del manual de funciones empresarial
El manual de funciones no es un recurso que deba ser aprendido de memoria por todo el personal de una compañía. Sin embargo, sí resulta imprescindible que todos puedan entenderlo y acceder al mismo cuando se requiera consultar información sobre distintos aspectos de la empresa. Estos recursos garantizan que los equipos de trabajo puedan desarrollar sus tareas de manera fiable y eficiente, arrojando resultados consistentes.
Los manuales también permiten que los errores humanos se disminuyan al mínimo. Ya que los trabajadores pueden tener claro cuáles son sus deberes y cuándo realizarlos, además de saber a quién realizar las entregas de los resultados. Un reto que tiene este tipo de materiales, es que ha de ser muy claro y específico con las indicaciones que tienen que seguir los implicados, pero sin ser demasiado extenso y complejo.
Es por ello que lo mejor es descartar la información o detalles irrelevantes, que pueda causar confusiones, malentendidos o haga que las personas quieran saltarse las lecturas. Por esta razón, la descripción de las funciones debe estar redactada de manera adecuada y coherente. En el manual empresarial se agregan distintas secciones, entre las que resaltan:
- Orden jerárquico de la empresa.
- Descripción de los puestos de trabajo.
- Información de contacto.
- Procesos documentados.
- Procedimientos de emergencia.
Orden jerárquico de la empresa
En esta sección se deben incluir el orden y la distribución de los puestos laborales de la compañía, como una especie de árbol genealógico, donde se indica la relación entre los trabajadores. Las dimensiones, características, tamaño y disposición de este apartado dependerá de cada organización.
Generalmente, se usan diagramas de flujo visual o textos con subtítulos para clasificar los equipos de trabajo y su orden de jerarquía. Es importante colocar el nombre general del cargo y no el de la persona que lo ocupa, para evitar realizar cambios si algún empleado sale de la compañía.
Descripción de los puestos de trabajo
En el manual de funciones de una empresa, se debe hacer una descripción detallada de los puestos de trabajo. Esta información respalda la sección descrita anteriormente y permite definir los cargos en la empresa. Además de repasar la función general de la organización, las responsabilidades de los trabajadores, así como sus habilidades, a quién responden y quién responde ante ellos.
De esta manera, es posible mantener el orden jerárquico descrito y brindar una visión general del puesto de trabajo. Esta sección ofrece mucho valor, pues permite que las personas puedan consultar con quién tiene que ponerse en contacto para tratar un determinado tema o tarea.
Información de contacto
Dentro de este apartado se describe la forma de contactar a los empleados de la compañía y a los implicados en su desarrollo. Esta sección podría combinarse con la descripción de los cargos, para evitar que el manual adquiera dimensiones más grandes de lo necesario.
Procesos documentados
La documentación y estandarización de los procesos de una organización conforman la mayor densidad de información en un manual de funciones. La idea de este apartado es agrupar la información de manera exhaustiva, pero que sea fácil de entender y seguir. Una de las mejores recomendaciones, es utilizar plantillas de listas de comprobación, que sirvan para ofrecer instrucciones básicas.
Asimismo, es ideal separar los procesos en diferentes características para mantener un enfoque coherente. Para realizar esta sección se pueden usar procesadores de texto tradicionales o software de documentación.
Procedimientos de emergencia
Otro de los elementos de gran valor en un manual de funciones son los procedimientos de emergencia. Aquí se recopilan las acciones a tomar frente a una variedad de situaciones, desde la violación de la seguridad informática hasta un incendio en alguna de las áreas de trabajo.
En esta sección se deben describir los procedimientos relacionados con cualquier tipo de accidentes o emergencias que puedan darse en la organización. La descripción de cada situación debe incluir la mejor manera de evitar o minimizar daños tanto en el personal como en los recursos de la empresa.
Importancia del manual de funciones
El manual de funciones garantiza que los empleados tengan una fuente de información disponible, confiable y concreta sobre los procedimientos, además del funcionamiento de la empresa. De esta manera, se evita que el personal pierda tiempo investigando por su cuenta sobre alguna tarea que deba desarrollar.
Además, como los procesos se encuentran documentados de manera clara, se minimizan las posibilidades de cometer algún tipo de error. Por otro lado, para realizar un manual es necesario estandarizar los procesos, lo cual trae beneficios a mediano y largo plazo. Esto a su vez facilita la detección temprana de problemas y la resolución ideal de los mismos.
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