El trabajo del administrador en las Pymes (pequeñas y medianas empresas) se basa principalmente en el mantenimiento de los registros que deba realizar la compañía. Como en cualquier cargo administrativo, la función más básica es estar al tanto del dinero que entra y sale de la empresa. Además, el administrador debe mantener registros en forma de facturas, recibos y extractos bancarios.
La mayoría de las tareas para un administrador en las Pymes representan una obligación legal para los propietarios de las Pymes. Estas deben contar con registros de ingresos y gastos, así como ejecutar el pago de los impuestos, según las características y demandas de la legislación de cada país. Si una empresa no cumple con estos requisitos, puede acarrear multas sin importar las dimensiones de la organización. Aunque otras tareas administrativas no son obligatorias, permiten que un negocio crezca de manera más eficiente.
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Beneficios que ofrece un administrador en las Pymes
La tarea del administrador en las Pymes es, básicamente, facilitar los procedimientos que suelen volverse engorrosos e intimidantes para los dueños de las pequeñas compañías. Pero la tarea administrativa va más allá de rellenar formularios y manejar densas hojas de cálculo. Muchas de las funciones se llevan a cabo a través del uso de programas informáticos, que permiten la automatización de algunas labores.
Entre las principales funciones y ventajas que ofrece un administrador en las Pymes, está la de ahorrarle tiempo a los dueños y directivos, para que estos se enfoquen en el crecimiento y alcance de la empresa. Además, contar con alguien que se encargue de la administración ofrece los siguientes beneficios:
- Informar cómo va el desarrollo del negocio.
- Ayudar a tomar mejores decisiones.
- Identificar si se está obteniendo un buen valor de los proveedores.
- Contribuye a la reducción del riesgo de cualquier problema legal en las Pymes.
- Identificar el alcance de los productos y servicios.
Función del administrador en las Pymes
Es frecuente que un administrador en las Pymes, los empresarios y dueños de pequeñas empresas, dediquen una gran cantidad de tiempo a las actividades administrativas. No obstante, muy pocas veces se presta atención a la productividad de la compañía y a si esta puede mejorarse. Este tipo de organizaciones, en la que los propios empresarios se dedican a las tareas administrativas, representa una pérdida de tiempo.
Dicho recurso podría emplearse en el diseño de estrategias para el crecimiento de las empresas. Además, aunque se piensa que se están ahorrando recursos económicos al no contratar a un profesional en administración, esta decisión podría eventualmente costar más dinero que el ahorrado. La función del administrador en las Pymes garantiza que se automaticen muchas funciones y se reserven recursos como el tiempo, papeleo y capital económico.
El manejo adecuado de los bienes de la empresa puede significar un aumento considerable de la productividad, que tiene implicaciones eventuales en la economía local, regional y mundial. Por otro lado, las funciones administrativas de una pequeña o mediana empresa, pueden distribuirse en labores diarias, semanales, mensuales y anuales.
Importancia de completar tareas administrativas a tiempo
Además de cumplir con todas sus funciones, un administrador en las Pymes se encargan de realizar las tareas en el tiempo adecuado, evitando así la acumulación del trabajo. Esto permite que se ahorran grandes cantidades de tiempo. Asimismo, los procedimientos puedan hacerse con detenimiento y mayor atención, lo que garantiza que sean ejecutados correctamente.
Separar las actividades en tareas para ejecutar de manera diaria, semanal, mensual y anual, es una práctica que permite organizar e identificar el orden de relevancia y urgencia de los procedimientos. Con la práctica, los profesionales administrativos serán capaces de cumplir con los trabajos de una forma más rápida y eficaz.
Tareas administrativas diarias
El administrador en las Pymes, debe llevar a cabo actividades diarias sencillas para evitar que estas se acumulen o se pasen por alto. Entre las tareas diarias se encuentran acciones como comprobar las cuentas bancarias, comprobar qué clientes han cancelado facturas además de controlar los gastos diarios.
Existen herramientas digitales que permiten hacer un seguimiento y realizar recordatorios de las facturas que se encuentran atrasadas. Registrar los gastos del día es una labor de mucho valor. También se deben archivar los recibos, si es posible con un respaldo digital. Existen herramientas como software y hojas de cálculos en los que se pueden registrar este tipo de datos.
Actividades semanales en la administración de Pymes
Algunas labores administrativas deben hacerse semanalmente. Para ello lo mejor es asignar un día específico, en el que se puedan cumplir con las tareas como el pago a proveedores, actualización y seguimiento de facturas, identificar las que se encuentran atrasadas y registrarlas, así como enviar recordatorios a los clientes.
También se puede aprovechar este día para actualizar los registros digitales con las anotaciones que se hacen de manera diaria en físico. Muchos software ofrecen la posibilidad de cargar y almacenar de forma segura toda esta información.
Trabajo mensual del administrador en las Pymes
Al igual que con las tareas semanales, las actividades mensuales requieren de la asignación de uno o dos días para llevarse a cabo. Entre el trabajo que se ejecuta una vez al mes, se encuentran el envío de facturas a los clientes, realizar las nóminas. También se cotejan ingresos y gastos bancarios con las facturas y recibos (conciliación), gestionar el inventario, revisar la productividad del negocio y planificar el rendimiento esperado del próximo mes.
Actividades administrativas anuales
Finalmente, algunos procesos administrativos se ejecutan una vez al año, como la evaluación y declaraciones de renta, además de presentar cuentas y declaración de impuestos. Por otro lado, se deben verificar aspectos como el estado del seguro, analizando las primas anuales y buscando ofertas más convenientes.
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