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La diferencia entre un ERP y un CRM: Lo que hay que saber

Muy usados  en la administración de empresas  y presta atención, antes de que te corten la cabeza por utilizar un ERP o un CRM, debes saber en qué se diferencian.

En la mayoría de los casos, estas dos herramientas entran en la misma categoría: ambas sirven para el mismo propósito de llevar un registro de los datos de la empresa para que estén organizados y sean accesibles desde el lugar correcto en el momento adecuado.

Pero en algunos casos, hay una gran diferencia entre ellas. La siguiente lista explica cuáles son esas diferencias para que pueda decidir si un ERP o un CRM es el más adecuado para su empresa.

¿Qué es un ERP?

Un ERP o planificador de recursos empresariales es una herramienta que ayuda a las organizaciones a hacer un seguimiento de sus activos, gastos e ingresos.

Se diferencia de una herramienta de planificación en que desglosa la información de una empresa en trozos manejables -a menudo categorías- y ayuda a la empresa a gestionar sus datos internos con el objetivo de optimizar el rendimiento y reducir los costes.

El proceso de creación de un sistema ERP comienza con la identificación de todos los datos relacionados con la empresa que hay que controlar. El siguiente paso es determinar qué tipos de datos se utilizarán en el sistema y dónde se almacenarán. Luego viene la creación de un sistema ERP.

¿Qué es un CRM?

Un sistema CRM es una herramienta de marketing que ayuda a las empresas a captar la información de los clientes, comprender sus necesidades y deseos y desarrollar estrategias de marketing para satisfacerlos.

La información que se intercambia entre el cliente y el equipo de ventas se denomina “sable láser” del cliente, abreviatura de “lightning fast”. Una herramienta de CRM suele hacer un seguimiento de información como:

  • Información del cliente:Nombre, dirección, número de teléfono, fecha de nacimiento, intereses y datos financieros
  •  Vendedores: Nombre, información de contacto, productos y precios
  • Equipos de trabajo: Nombre, foto e información de contacto – Campañas: Nombre, objetivo y fecha de inicio y finalización de la campaña
  • Resultados de la campaña: nombres, direcciones, números de teléfono y cifras de ventas de cada campaña – Otros: logotipos, información de la empresa y eslóganes

Cómo utilizar un ERP

Un sistema ERP está diseñado para ayudar a las empresas a gestionar su negocio. Les ayuda a hacer un seguimiento de los activos, a identificar los gastos, a controlar los ingresos, a crear una lista de materiales para las compras, a prever los gastos y a elaborar un análisis del flujo de caja.

Para utilizar un sistema ERP, una empresa tiene que decidir primero qué información va a recoger en el sistema. Luego viene la tarea de decidir dónde se guardarán los datos dentro del sistema. El siguiente paso es crear un almacén de datos al que se pueda acceder fácilmente.

Cómo utilizar un CRM

Un sistema CRM es una herramienta especializada que ayuda a las empresas a hacer un seguimiento de sus clientes. Está diseñado para ser utilizado junto con un sistema ERP, pero también puede utilizarse por sí solo. Para utilizar una herramienta de CRM, una empresa debe decidir primero qué información va a recoger en el sistema.

Luego hay que decidir dónde se guardarán los datos dentro del sistema. El siguiente paso es crear un almacén de datos al que se pueda acceder fácilmente.

Diferencias entre ERP y CRM

Tanto el ERP como el CRM ayudan a las empresas a hacer un seguimiento de los datos y a organizarlos. La diferencia clave entre ambos es que con el ERP, los datos se registran en papel mientras que con el CRM, se pueden almacenar los datos en línea.

Otra gran diferencia entre el ERP y el CRM es la forma en que se registran los datos. Con un ERP, hay que llevar un registro de todos los activos físicos que componen la empresa, como las máquinas, las existencias y el inventario.

Con un sistema CRM, en cambio, sólo hay que llevar un registro de los datos relacionados con el activo, como quién lo posee, por qué está ahí y cuánto se le debe a quién.

Las dos herramientas mencionadas anteriormente, el ERP y el CRM, tienen el mismo propósito de ayudar a las empresas a hacer un seguimiento de sus datos para que estén organizados y sean accesibles desde el lugar correcto en el momento adecuado.

Sin embargo, hay algunas diferencias significativas entre las dos herramientas que debes conocer si estás planeando utilizarlas en tu empresa. Una buena solución ERP o CRM se adapta a la creciente importancia del negocio digital.

Al hacer un seguimiento de los activos digitales, como los datos de los clientes, las facturas, las compras, etc., un sistema ERP o CRM puede ayudar a su empresa a comprender las eficiencias y detectar las correlaciones que podrían indicar la duplicación de esfuerzos o la introducción de información incorrecta.

Al elegir una solución, asegúrese de que es fácil de integrar con la infraestructura de su organización y de que tiene un amplio conjunto de características que incluye todo lo que necesita para el seguimiento de los datos, como personalizaciones tales como proporcionar informes basados en tipos de datos o campos específicos, como el número de entradas o la duración del seguimiento.

Para sacar el máximo partido a su solución ERP o CRM, asegúrese de familiarizarse con la diferencia entre ambas herramientas y cuándo es apropiada cada una para su empresa.

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