Se debe tener en cuenta que los software de contabilidad, no son más que tecnologías de desarrollo informático. Gracias a la llegada de las computadoras, los contadores empezaron a diseñar dichos programas para facilitar su trabajo. Logrando mejorar la exactitud de los cálculos y el manejo de grandes datas de información que van almacenando las empresas con los años.
Al mismo tiempo con el avance tecnológico y la era de las especializaciones, se ha logrado estructurar diferentes tipos de software de contabilidad para los distintos departamentos contables que existen dentro de las compañías.
Es necesario que, quien se desenvuelven en carreras como Ingeniería en Administración de Empresas o en gestión de personas, se encuentren por completo facultados y al día con las nuevas tendencias de tecnología. Que les facilitarán el trabajo y que en algunos casos significan hasta un requisito curricular. Por lo que la Universidad San Sebastián, plenamente consciente, se ocupa continuamente de preparar a sus alumnos en el área.
Los tipos de software de contabilidad que existen
En la actualidad son tres tipos de software de contabilidad, los más comunes adaptados por las empresas para su desarrollo contable. Llamados Contable, Específicos de Facturación y Especializados en Nóminas y Área Laboral. Sin embargo, esto no quiere decir que sea un número único. Ya que, algunas empresas se encuentran en la capacidad de crear sus propios software de contabilidad. Del mismo modo, con la especialización pueden surgir nuevas clases de software de contabilidad.
De los tres tipos que existen, cada uno trabaja un área muy específica y determinada. Vitales para el crecimiento y buen funcionamiento operacionales de las sociedades mercantiles.
Software Contables
Son todos aquellos software de contabilidad, que se especifican en las tareas contables básicas de rutina. Tienen la capacidad de regirse bajo el marco legal de los países. Sumado a que se encargan de llevar el registro diario de cada mínima transacción que la empresa realice diariamente.
Entre las transacciones que efectúan los software de contabilidad se encuentran las compras y venta, los debe y haber. Cuentas por cobrar, cuentas por pagar, abonos, inventarios, entre otros.
En tal sentido, pueden ejecutar informes y reportes cuando se le solicite. Generar tablas estadísticas, estados financieros y demás documentos contables.
Ventajas
- Disminuye el índice de errores por fallas humanas tales como errores en el cálculo o pérdida de la documentación física.
- Los datos se pueden estudiar en un tiempo inmediato.
- Brindan un respaldo de la información.
- Pueden almacenar grandes cantidades de datos e incluso procesarlos.
Desventajas
- Requieren en su mayoría de capacitaciones para el buen manejo del programa.
- No todos son adaptables para cualquier tipo de negocio.
- Pueden ser manipulados sin autorización si no cuentan con buenas medidas de seguridad.
Algunos Destacados
- Excel.
- Quaderno.
- Alegra.
Software Específicos de Facturación
Se tratan de los programas contables computarizados, capacitados para llevar un seguimiento sistemático, sobre todo lo relacionado con la facturación de las sociedades mercantiles. En gran medida, esta clase de software de contabilidad facilitan el trabajo contable generando una automatización del servicio de facturación. Que beneficia tanto a los clientes como a las empresas.
Entre sus tareas no solo se encuentra la emisión de las facturas, sino también el rastreo y orden de las mismas. En su mayoría, son programas muy versátiles que pueden servir tanto para pequeños comerciantes como grandes emporios. Al mismo tiempo, permiten mantener un orden con otros departamentos contables, facilitando la actualización de inventarios y detalles de ventas.
Ventajas
- Posibilidad de generar facturación masiva.
- Son programas que benefician el medio ambiente, evitando papeleo innecesario.
- Funcionan de puente inmediato para los software contables, transmitiendo la información.
- Concentran un respaldo de datos que permite la consulta y recuperación de los mismos de manera rápida y eficaz.
Desventajas
- Requieren altos estándares de seguridad para evitar ataques de hackers.
- Para la compra de los software de contabilidad se requiere en la mayoría de las veces de inversiones de cifras altas.
- Existe una gran variedad de programas de software de contabilidad. Por lo que es necesario una investigación previa para adquirir el que más se adapte a las necesidades de la compañía.
- A largo plazo también significan un gasto constante, ya que requieren de un proceso de mantenimiento.
Algunos Destacados
- Anfix.
- Holded.
- Factusol.
Software Especializados en Nóminas y Área Laboral
Hacen referencia a todos los software de contabilidad que se desenvuelven en el área de gestión y manejo de personal. Programas de contabilidad informáticos capaces de llevar control y registro de nómina, montos y pagos.
Incluso este tipo de software de contabilidad suelen tener funciones avanzadas como los detalles a nivel tributario y social que regulan los Estados. O aparte, el deducido exacto de cada empleado debido a la cantidad de horas o días festivos laborados basándose en el salario de cada trabajador.
Ventajas
- Evitan pérdidas de dinero gracias al cálculo exacto de los montos por pagar.
- Los software de contabilidad evaden problemas a futuro en materia fiscal y de legislatura.
- Tienen la capacidad los software de contabilidad de trabajar y albergar una gran data de información.
- Transmite confianza a los empleados.
Desventajas
- En ocasiones requieren de una formación mínima para su uso adecuado, por lo que necesitan de un personal capacitado para su aprovechamiento máximo.
- Los software de contabilidad son dependientes de un entorno tecnológico y eléctrico.
- Pasan por un período de prueba donde deben adaptar el programa de software de contabilidad a las necesidades de la corporación.
Algunos Destacados
- ADP.
- Gusto.
- Onpay.
Para Tener en Cuenta
Con la modernización las empresas se han visto obligadas a adaptar y manejar las nuevas herramientas que se van poniendo a disposición para ellas. Logrando un valor agregado para su negocio.
En cada inversión siempre existen efectos contraproducentes, pero no cabe duda que los software de contabilidad llegaron para quedarse. La Universidad San Sebastián invita a sus estudiantes en Ingeniería en Administración de Empresas en gestión de personas a empaparse de cada nuevo desarrollo tecnológico que ponen a disposición del mundo mercantil.