En la actualidad, existe una serie de herramientas que facilitan el proceso gerencial. Estas han evolucionado de una manera increíble en los últimos años, gracias a los avances tecnológicos. Estos recursos pueden ser usados en distintos contextos, ya sea para reducir los costos, aumentar las ventas, comprender mejor las necesidades de los clientes o realizar entregas de productos y servicios que satisfagan las necesidades y expectativas del mercado.
Debido a la amplia variedad y diferentes características de las herramientas disponibles, es común que resulte difícil seleccionar los mejores instrumentos para un negocio. Por ello, es importante recurrir a la lógica y las habilidades propias de los profesionales administrativos. Estas permitirán determinar cuáles son las características y necesidades de la compañía, así como que tipo de herramientas resultarán más convenientes en el proceso gerencial de la misma.
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Características y clasificación de las herramientas empleadas en el proceso gerencial
Las herramientas del proceso gerencial son el conjunto de aplicaciones, controles, metodologías diseñadas y sistemas que facilitan el manejo de una empresa. Gracias a estas herramientas, es posible enfrentar el desarrollo y competitividad del mercado global, asegurando el posicionamiento y alcance de una empresa.
Los recursos empleados en el proceso gerencial se clasifican según sus características y con el área de la empresa en que pueden ser usados. De esta manera, se reconocen herramientas de planificación, de proceso, de registro, de toma de decisiones y aquellas relacionadas con el capital humano de la corporación.
Si se clasifican las herramientas según sus funciones dentro de la compañía, pueden diferenciarse aquellas utilizadas en la introducción y validación de datos en diversos sectores. También existen instrumentos que facilitan y mejoran el control de los procesos de la organización. Finalmente, están los recursos empleados en la verificación de información y toma de decisiones.
El éxito en el uso de estas herramientas depende de la actitud estratégica de los gerentes y directivos. De esta forma, resulta más relevante la capacidad de aprovechar los recursos que contar con los más modernos o costosos y no tener un personal capacitado para su empleo. Lo más recomendable es seleccionar las herramientas que promuevan el proceso gerencial y adaptar estas a las necesidades de la compañía.
Herramientas del proceso gerencial en pymes
En el proceso gerencial de una pyme también es posible usar herramientas. Estas representan un modo importante de ahorrar tiempo, que puede convertirse en dinero. Esto se traduce en el aumento de la rentabilidad de la organización. Gracias a la implementación de estos instrumentos es posible facilitar procesos como gestión de proyectos, supervisión de las finanzas, intercambio de información, gestión de marketing y redes sociales, entre otros.
En las pymes, el proceso gerencial y sus instrumentos también permiten procesar y archivar documentos, hojas de cálculos y otros archivos de textos. El principal objetivo es que muchas de las tareas diarias se realicen de una manera más sencilla y con mayor agilidad. Además, existen opciones básicas que son gratuitas que pueden ser implementadas y funcionar bien en pequeñas empresas.
Herramientas del proceso gerencial para el 2022
Como hemos mencionado, el proceso gerencial resulta imprescindible en cualquier organización empresarial, sin importar sus dimensiones y alcance. Durante el manejo de una empresa, pueden surgir una cantidad de tareas y procesos que deben ser correctamente desarrolladas. Por eso resulta vital no permitir que las actividades se acumulen y el trabajo se vuelva caótico.
Para agilizar todos estos aspectos, se han desarrollado una serie de herramientas y software que facilitan la gestión de las empresas. En el presente, cada vez más compañías invierten parte de sus recursos en la implementación de dichos instrumentos. Estos ayudan a predecir y prevenir riesgos, facilitar muchos procesos y aumentar la eficiencia general.
Asimismo, los software implementados en el proceso gerencial mejoran constantemente. Diversos expertos y organizaciones afirman que algunas de las herramientas mencionadas a continuación, serán las mejores opciones para facilitar el manejo y gestión de empresas durante el año 2022.
ProofHub
Se trata de un software de proceso gerencial que ofrece la organización de distintos aspectos en un solo lugar. Esto se relaciona con su plataforma centralizada, que facilita la visualización de las tareas cotidianas que se van desarrollando. En ProofHub se pueden agregar todos los requisitos y pasos para llevar a cabo funciones o proyectos.
Mediante esta herramienta se comparten actualizaciones, avances de trabajos y se permite además gestionar tareas. Asimismo, los gerentes y directivos son capaces de supervisar el avance de las labores asignadas a distintos departamentos. De igual forma, se puede compartir a través de la plataforma los requisitos y anuncios importantes al personal pertinente.
Entre las distintas funciones que ofrece esta herramienta se encuentran:
- Gestión de tareas. Donde se pueden crear tareas con sus objetivos, pasos y metas, así como hacer un seguimiento de sus avances.
- Colaboración entre distintos empleados para realizar una labor específica. Esto se debe a que permite que los usuarios se conecten y contacten entre sí.
- Gestión del tiempo. Mediante ProofHub se pueden registrar los patrones de uso de tiempo del equipo, para optimizar el manejo de este recurso.
- Manejo de archivos. El software cuenta con un almacenamiento estructurado en el que pueden archivarse y administrarse los archivos.
Flodesk, Timely, Studio Cloud
Estos son solo algunos de los software disponibles como herramientas en el proceso gerencial. La mayoría de ellos cuentan con plataformas sencillas de usar y muy accesibles, que ayudan a facilitar muchas de las actividades gerenciales de una compañía. Entre las funciones que ofrecen algunas de estas herramientas podemos mencionar:
- Gestión de clientes, socios y proveedores dentro de la plataforma.
- Crear y enviar facturas profesionales.
- Enviar recordatorios automatizados y personalizados por texto y correo electrónico.
- Manejo de contratos y otros documentos.
- Control y registro del tiempo de las tareas.
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